يرتبط بوكيل الوزارة للتخطيط والتطوير.
الهدف:
تهيئة بيئة لإدارة المشاريع بشكل تكاملي وفعّال، ونشر ثقافة إدارة المشاريع وتأهيل المعنيين بها داخل الوزارة، وتطوير وتطبيق منهجية إدارة المشاريع مع إعادة تعريف (العمليات ، السياسات ، النماذج)، ودعم القيادة العليا بتقارير شاملة حول حالة المشاريع وقراءة وتحليل مؤشرات قياس الأداء للمشاريع والعاملين عليه.
المهام:
- إعداد الخطة السنوية للمكتب وتنفيذها بعد اعتمادها.
- التنسيق مع الجهات الأخرى بالوزارة لإنجاز الأعمال المشتركة.
- الإشراف على إنجاز مشاريع الوزارة من اعتماد المبادرة إلى الإنجاز ويشمل ذلك:
- متابعة المشاريع الداخلية والخارجية وذلك بالتأكد من مطابقتها للخطط التي تم إعدادها.
- متابعة المشاريع ومؤشرات الأداء عبر أنظمة متخصصة لذلك، وتحديد آلية التنبيهات والتصعيد والتأكد من تحديث ورفع جميع المعلومات الخاصة بالمشاريع الجارية وفقا للخطط المعدة.
- إدارة الأولويات بين المشاريع وذلك بتقديم المشاريع ذات الأولوية الأعلى، وتحديد آليه لتحديد هذه الاولويات.
- تولي مهام التنسيق بين المشاريع الداخلية وتنسيق ارتباطها مع مشاريع اخرى خارج الوزارة.
- إعداد منهجية إدارة المشاريع وذلك بتحديد إجراءات إدارة المشاريع من الفكرة إلى الإنجاز والتسليم وذلك بتحديد كيفية الموافقة على المشاريع، إطلاق أو البدء بالمشاريع، التخطيط للمشاريع، إدارة ومراقبة المشاريع، إدخال البيانات من قبل مديري المشاريع وإدخال ساعات العمل من قبل فريق المشروع.
- دعم وتدريب مدراء المشاريع وذلك عبر تدريبهم على استعمال المنهجية المعدة من قبل المكتب وكذلك تدريبهم على استخدام نظام إدارة المشاريع.
- إعداد التقارير للإدارة العليا وذلك بجمع التقارير الواردة من مختلف المشاريع والبرامج، و مقارنتها وتلخيصها ومن ثم إعداد تقرير عنها إلى الإدارة.
- جمع وأرشفة الدروس المستفادة من المشاريع المنجزة مع تغذية قاعدة الدروس المستفادة ومشاركتها مع جميع مدراء المشاريع الأخرى.
- إدارة قواعد البيانات التاريخية وسجلات المشاريع إضافة إلى مقاييس ونتائج أداء المشاريع.
- تحديث وتنظيم السجلات والبيانات والإحصاءات المتعلقة بنشاطات المكتب وحفظها والاستفادة من الإمكانات التقنية في معالجتها.
- تحديد احتياجات المكتب من القوى العاملة والاعتمادات المالية والتجهيزات والعمل على توفيرها بعد اعتمادها.
- إعداد التقارير الدورية عن نشاط وإنجازات المكتب وما يعترض أعماله من معوقات وصعوبات ومقترحات التطوير.
- أي مهام أخرى يكلف بها المكتب في مجال اختصاصه.