أوضحت وزارة التجارة أن إعداد القوائم المالية للشركات المساهمة يتم عن طريق مجلس الإدارة نهاية كل سنة مالية للشركة، ويتضمن ارفاق تقرير عن نشاط الشركة ومركزها المالي عن السنة المنقضية، والطريقة المقترحة لتوزيع الأرباح، ووضع الوثائق تحت تصرف مراجع الحسابات "إن وجد" وذلك قبل 45 يوماً على الأقل من الموعد المحدد لانعقاد الجمعية العمومية.
كما يتوجب على رئيس مجلس إدارة الشركة ورئيسها التنفيذي، والمدير المالي "إن وجد" التوقيع على التقارير التي تتضمن القوائم المالية، ونشاط الشركة ومركزها المالي، وتودع نسخ من التقارير في مقر الشركة الرئيس تحت تصرف المساهمين.
كما بينت الوزارة أن على رئيس مجلس إدارة الشركة المساهمة تزويد المساهمين بالقوائم المالية للشركة وتقرير مجلس الإدارة بعد توقيعها، وتقرير مراجع الحسابات "إن وجد"، مالم يتم نشر هذه التقارير في أي من وسائل التقنية الحديثة، وذلك قبل 21 يوماً على الأقل من الموعد المحدد لانعقاد الجمعية العمومية، وعليه ايضاً إيداع هذه الوثائق وفقاً لما تحدده اللوائح.